«Подводные камни» дистанционного обучения

Система дистанционного обучения (СДО) персонала остается устойчивым трендом последних лет. Предпосылками внедрения чаще всего являются:

  • территориальная удаленность подразделений (сеть филиалов, сеть торговых точек и т.д.);
  • разъездной характер работы сотрудников, удаленная работа и т.д.;
  • потребность в систематизации учебных материалов;
  • потребность в систематизации учебных процессов (формирование планов, соблюдение и контроль сроков прохождения, фиксация результатов);
  • автоматизация оценочных мероприятий (тестирование, опросы, анкеты оценок и т.д.).

О положительных результатах внедрения СДО больше говорят продавцы инструментария и поставщики сервисных услуг, об отрицательных — информации меньше, но она тоже присутствует. В своеv обзоре я постараюсь определить сложности и ограничения в использовании систем дистанционного обучения. Структурируя негативные отзывы специалистов, полученные на тематических форумах, в частных беседах, анализируя собственный опыт внедрения дистанционного обучения, выделю несколько общих проблемных зон, с которыми так или иначе сталкиваются специалисты HR-службы при использовании СДО.

Техническая поддержка.

Первая проблемная зона — техническая поддержка системы. Для качественной технической поддержки, нужно четко представлять масштабы работ и объемы потребляемых ресурсов. На этапе планирования внедрения СДО сложно оценить такие составляющие как: точное количество пользователей системы; необходимый объем памяти для размещения контента; уровень квалификации пользователей и их техническое оснащение.

При выборе «коробочной версии» или использовании бесплатных платформ с открытым кодом (по принципу «Open source») заказчику нужно самостоятельно организовывать техническое сопровождение процессов установки и поддержку работоспособности системы. Даже если в организации существует IT-служба привлечение ее к указанной деятельности, требует высвобождения временного ресурса, определенного уровня квалификации исполнителей, их заинтересованности в положительном результате внедрения. Уже на этом этапе некоторые компании отказываются от применения СДО, либо признают опыт внедрения неудачным.

Ответом на эти вызовы стало появление программных продуктов, предоставляемых по принципу SAAS («Software as a servis» — программное обеспечение, как услуга). Согласно этому принципу, заказчик оплачивает доступ к системе по тарифному плану, а техническую поддержку, место на облачном сервере и помощь в подготовке учебных материалов — обеспечивает поставщик услуги. Среди популярных систем на современном рынке, предлагающих такой формат, можно выделить следующие: ISpring, Teachbase, WebTutor и другие

Однако и здесь существует ряд проблемных вопросов, возникших, возможно, по причине неустоявшегося рынка. В частности, юридическое сопровождение. Договор оказания услуг содержит множество спорных моментов и расплывчатых формулировок. Это обусловлено тем, что поставщик услуги не может брать на себя ответственность за действия третьих лиц и государственных органов, выступать гарантом нераспространения размещенной информации, контролировать соблюдение авторских прав и т.д.

Далее, стоимость тарифных планов сильно варьируется, зависит от сложно прогнозируемых показателей: количества пользователей, места на сервере, разработанных обновлений и т.д. Другими словами принцип ценообразования заказчику абсолютно неведом, вы можете купить подписку по одной цене, запустить систему, привыкнуть к ней… а потом цена может увеличиться в два, три, а то и в пять раз! В большинстве своем поставщики услуг не публикуют прайсы в открытом доступе, предпочитая индивидуальный подход к каждому клиенту… Выводы, что называется, делайте сами.

Эти моменты можно списать на субъективные особенности того или иного поставщика услуг, и назвать «ложкой дегтя в бочке меда». Поскольку конкуренция заставляет участников рынка постоянно улучшать свое предложение. Стоит отметить, что сегодня подобный подход дал возможность многим компаниям запустить дистанционное обучение при отсутствии собственной IT-службы или в обход имеющейся.

База знаний.

В следующую проблемную зону можно выделить необходимость систематизации обучающих материалов. При формировании электронного учебного курса в СДО информация должна быть структурирована, проверена и связана. При этом она должна отражать реальные бизнес-процессы. Соответственно, на подготовительном этапе внедрения дистанционного обучения в организации должна быть проведена работа по формированию, так называемой, «базы знаний» — материалов, подлежащих трансляции конечным пользователям. Это масштабная и сложная задача, которая требует внимания специалистов всех уровней. Нужно навести порядок в огромном количестве документов, писем, распоряжений, инструкций и т.д., структурировать их, чтобы на этой основе создавать обучающий контент.

Специалисты по электронному обучению (E-learning) рекомендуют разделять функции: сбора и определения необходимой информации – задача методистов; верстки и редактирования – задача специалистов по обучению (верстальщиков); создание интерактивного контента – веб-дизайнеры и контент-менеджеры. Это без учета функции организации самого процесса обучения и анализа его результатов (задача менеджера по обучению). На практике, зачастую весь спектр задач находится в зоне ответственности единственного специалиста по обучению или HR-менеджера, что негативно сказывается на результате в целом.

Инструменты.

Следующая категория проблем – инструменты для создания контента (редактор электронного курса). К содержанию дистанционного курса предъявляются повышенные требования. Контент должен быть интерактивным, визуально притягательным, по возможности анимированным. Активно должны использоваться видео, инфографика, элементы геймификации. Текст, разбавленный фотографиями, уже не соответствует ожиданиям современного пользователя.

Для того, чтобы создавать такой контент, необходимо использовать специальные программные, а иногда и аппаратные, средства. В среднем пакет программного обеспечения будет стоить 70-100 тыс. рублей:

  • MS PowerPoint 2016. Возможность экспорта презентации в видеофайл с высоким разрешением, более продвинутые эффекты анимации по сравнению с предыдущими версиями / Ориентировочная стоимость: 8000 рублей;
  • Adobe Photoshop. Необходим для обработки изображений. Чаще всего перенос на прозрачный фон, совмещение, создание коллажей, и т.д. Функции самые основные, поэтому подойдет любая версия / Ориентировочная стоимость: 40 тыс. рублей;
  • К примеру, редактор ISpring Suite. Надстройка для MS PowerPoint. Применяется для монтажа видео, наложения звука, анимации, построения диалоговых тренажеров. Есть возможность сохранения в SCORM-формат / Ориентировочная стоимость: 27 тыс. рублей;

Перечень программных продуктов может варьироваться, поскольку на стоимость инструментария влияет уровень требований к результату. Так, например, профессиональное приложение для создания компьютерной анимации Adobe After Effects 2018 стоит в среднем 20-25 тыс. рублей, и требует при этом аппаратной поддержки (стоимость компьютера с необходимыми системными требованиями начинается от 70 тыс. рублей). И это без учета требований к квалификации специалиста, занимающегося созданием информационного контента.

Такие затраты не оправданы, если в итоге компания ограничивается несколькими курсами. Поэтому специалисты, создающие контент, часто ограничены в средствах, в этом случае лучше обращаться к специализированным организациям, агентствам или частным лицам (фрилансерам).

Справедливости ради стоит отметить, что существуют и бесплатные программные продукты. Например, сервисы learningapps.org и h5p.org. Есть также возможность использовать триальные версии (с бесплатным пробным периодом или ограничениями). Это является решением в некотором роде, хотя, конечно, и отражается на конечном результате.

Вовлеченность персонала.

Особенностью дистанционного обучения является то, что во многом инициатива прохождения курса перекладывается на обучаемого. По сути, это самообучение с минимальным контролем куратора. Соответственно и внедрение СДО помимо технической части, содержит еще и организационную составляющую. Необходимо проводить подготовительную работу, заручиться поддержкой линейного менеджмента, периодически выезжать на места и консультировать пользователей в очном формате по вопросам работы системы.
На важность этого вопроса указывает тот факт, что поставщики платформ СДО, проводят бесплатные тренинги, дают рекомендации, регулярно обсуждают на форумах и конференциях различные его аспекты. Их заинтересованность в этом ключе понятна, поскольку персонал, противящейся изменениям, часто аргументирует свою позицию несовершенством технической базы. Понять в чём истинная причина неприятия персоналом СДО – сложность системы или скрытый саботаж, бывает иногда крайне сложно.

Информационная безопасность.

Теме информационной безопасности, утечке материалов, хранению и обработке персональных данных уделяется много внимания при обсуждении вопросов внедрения СДО. По моему личному мнению, часть опасений строится на предрассудках, но объективно нужно признать следующее: ни одна из существующих платформ не может обеспечить защиту от копирования информации. При этом важно отдавать себе отчет в том, что передача информации в очной форме, также не гарантирует ее сохранности. Хранение информации на облачных серверах во многом более безопасно, чем хранение на серверах компании, поскольку поставщики хостинга несут юридическую ответственность за хранимые данные, а сотрудники компании, имеющие доступ к базам данных, не всегда юридически оформляют соглашение с работодателем об ответственности за свои действия. Тем не менее, сложности в согласовании вопросов безопасности возникают повсеместно. Начиная с вопросов размещения платформы (во всемирной паутине, либо внутри корпоративной сети), заканчивая формулировкой согласия на обработку персональных данных сотрудников (данные, указываемые при регистрации, доступ к результатам обучения и т.д.).

Администрирование системы.

Расхожее заблуждение в том, что внедрение СДО автоматизирует все процессы обучения и высвободит HR-специалиста для решения других задач. Администрирование системы – целый комплекс периодических и оперативных функций, который требует целого штата специалистов. Регистрация новых пользователей, размещение и редакция курсов, контроль прохождения и успеваемости, обратная связь с обучающимися – это далеко неполный перечень ежедневных задач администратора.

Итог.

Подводя итог рассуждению: указание проблемных зон использования дистанционного обучения отнюдь не означает полного отказа от применения такого формата. Понимание сложности и возможных проблем реализации данного решения в конкретной компании, поможет трезво и беспристрастно оценить риски, выбрать надежного поставщика услуг, разработать оптимальную стратегию внедрения СДО. В этом случае дистанционное обучение из красивой, модной «игрушки» превратится в мощный инструмент обучения и развития персонала современной организации.